eSocial: confira o calendário de obrigatoriedade para 2020
O eSocial é uma plataforma do Governo Federal que visa unificar o armazenamento de dados dos trabalhadores brasileiros.
O sistema compreende a escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e o seu principal objetivo é padronizar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição destas obrigações em todo o território nacional.
Esses dados já eram armazenados em sistemas on–line, mas agora serão centralizados em um único local. Desta forma, o RH das empresas poderá enviar todas informações relevantes ao CAGED, GFIP, RAIS entre outras para uma plataforma única.
Como funciona a plataforma eSocial?
Todas as informações fornecidas pelas empresas vão compor um banco de dados controlado pelo Governo Federal. Este sistema on-line abrangerá mais de 40 milhões de colaboradores, mais de 8 milhões de empresas e cerca de 80 mil escritórios de contabilidade.
Quinze obrigações assumidas pelos empregadores passarão a ser comunicadas no sistema do eSocial. São elas:
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
- CD – Comunicação de Dispensa
- LRE – Livro de Registro de Empregados
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
- GPS – Guia da Previdência Social
- Folha de Pagamento
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho
- DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
Para facilitar o recolhimento e a organização dos dados, as empresas brasileiras foram divididas em quatro grupos:
- Grupo 1: empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões;
- Grupo 2: entidades empresariais com faturamento anual de até R$ 78 milhões e que não sejam optantes pelo Simples Nacional;
- Grupo 3: empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural pessoa física e entidades sem fins lucrativos;
- Grupo 4: órgãos públicos e organizações internacionais.
A implementação do eSocial e as mudanças no sistema
A primeira fase de implantação do eSocial para empresas começou em janeiro de 2018.
Em setembro de 2019 foi anunciado que o eSocial teria um novo sistema. Sendo assim, em 2020 serão requeridos apenas os dados que proporcionem a devida substituição de uma obrigação acessória ou que ainda não estejam nas bases do Governo.
O sistema ganhou um novo layout simplificado que dispensa diversas informações que antes eram obrigatórias.
O principal objetivo dessas mudanças é facilitar o envio das informações por parte dos empregadores, bem como desburocratizar a contabilidade das empresas e o pagamento dos encargos.
Mudanças no calendário de obrigatoriedade do eSocial
Tais mudanças também alteraram as datas de obrigatoriedade do programa para 2020.
Confira como ficou o novo calendário:
Grupo 1 – Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões
Fase 1: 08/01/2018 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.
Fase 2: Março/2018 – Nesta fase, empresas passaram a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e aos seus respectivos vínculos empregatícios (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
Fase 3: Maio/2018 – Tornou-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
Fase 4: Agosto/2018 – Substituição da GFIP para recolhimento de Contribuições Previdenciárias.
(Data a definir) – Substituição da GFIP para recolhimento do FGTS (ver Resolução CCFGTS nº 926/2019)
Fase 5: 08/01/2020 – Na última fase, devem ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST).
Grupo 2 – Entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78.000.000,00 e que não sejam optantes pelo Simples Nacional
Fase 1: 16/07/2018 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.
Fase 2: 10/10/2018 – Nesta fase, empresas passaram a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e aos seus respectivos vínculos empregatícios (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
Fase 3: 10/01/2019 – Tornou-se obrigatório o envio das folhas de pagamento (de todo o mês de janeiro/2019).
Fase 4: Abril/2019 – Substituição da GFIP para recolhimento de Contribuições Previdenciárias – empresas com faturamento superior a R$4,8 milhões.
(Data a definir) – Substituição da GFIP para recolhimento de Contribuições Previdenciárias – Demais obrigados, exceto órgãos públicos e organismos internacionais bem como empresas constituídas após o ano-calendário 2017, independentemente do faturamento (ver Instrução Normativa RFB nº 1906, de 14 de agosto de 2019).
(Data a definir) – Substituição da GFIP para recolhimento do FGTS (ver Resolução CCFGTS nº 926/2019).
Fase 5: 08/07/2020 – Na última fase, devem ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST).
Grupo 3 – Empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos
Fase 1: 10/01/2019 – Apenas informações relativas aos órgãos e às pessoas físicas, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas.
Fase 2: 10/04/2019 – Nesta fase, as empresas e empregadores passaram a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e aos seus respectivos vínculos empregatícios (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
Fase 3: 08/01/2020 – Tornou-se obrigatório o envio das folhas de pagamento (de todo o mês de janeiro/2020).
Fase 4: (Data a definir) – Substituição da GFIP para recolhimento de Contribuições Previdenciárias (Instrução Normativa específica, a ser publicada)
(Data a definir) – Substituição da GFIP para recolhimento do FGTS (ver Resolução CCFGTS nº 926/2019)
Fase 5: 08/01/2021 – Na última fase, devem ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST).
Grupo 4 – Órgãos públicos e organizações internacionais:
Fase 1: Janeiro/2020 – Apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas.
Fase 2: (Resolução específica, a ser publicada) – Nesta fase, os entes passam a ser obrigados a enviar informações relativas aos servidores e seus respectivos vínculos com os órgãos (eventos não periódicos). Ex.: admissões, afastamentos e desligamentos.
Fase 3: (Resolução específica, a ser publicada) – Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
Fase 4: (Resolução específica a ser publicada) – Substituição da GFIP para recolhimento de Contribuições Previdenciárias.
(Data a definir) – Substituição da GFIP para recolhimento do FGTS (ver Resolução CCFGTS nº 926/2019)
Fase 5: 08/07/2021 – Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST).
Atente-se aos prazos do eSocial e evite penalidades
Caso o empregador não cumpra corretamente as novas regras, poderá sofrer multas e penalidades que variam de acordo com a gravidade. Confira quais são os valores das multas estabelecidas em cada caso:
Folha de pagamento
O não envio da folha de pagamento, ou envio em desacordo com as novas regras, pode gerar multa a partir de R$ 1.812,87.
Admissões de colaboradores
A empresa deve informar em até um dia útil a comunicação da admissão de um novo colaborador. A não comunicação pode gerar uma multa de R$ 3.000,00 a R$ 6.000,00, em caso de reincidência. Já para as microempresas ou empresas de pequeno porte o valor é de R$ 800,00 por colaborador.
Acidente de trabalho
Caso ocorra acidente de trabalho, é necessário enviar o CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho pelo portal do eSocial no prazo de até um dia útil após o ocorrido. A multa pelo não envio dentro do prazo varia entre o limite mínimo e máximo do salário de contribuição, e em casos de recorrência poderá ser dobrada.
Exames médicos
Os colaboradores devem realizar o ASO – Atestado de Saúde Ocupacional em casos de admissões, retornos periódicos, mudança de função e desligamento. Caso não realizem, a multa varia entre R$ 402,53 e R$ 4.025,33.
FGTS
O não pagamento ou pagamento incorreto do FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, dentro do prazo legal, poderá gerar multa que varia entre R$ 10,64 e R$ 106,41 por empregado, podendo ainda dobrar em caso de reincidência.
Alterações de contratos e cadastros de dados
O cadastro dos dados dos colaboradores no eSocial deve ser atualizado em casos de alteração de endereço, sobrenome, entre outros. A não atualização gera multa de R$ 6,00 por colaborador.
Por isso, é importante verificar em qual grupo sua empresa está inserida e atentar-se aos prazos para cumprir o calendário do eSocial.
Sua empresa não conseguiu cumprir o cronograma oficial do projeto ou a equipe de RH está confusa com alguma etapa do programa, entre em contato com a equipe do KB. Podemos auxiliá-los no esclarecimento de suas dúvidas e prestar a assessoria necessária.
Um abraço e até a próxima!
